W wielu bibliotekach można znaleźć materiały, które treścią i formą odbiegają od typowych zbiorów bibliotecznych, czyli książek, czasopism i multimediów (filmy, muzyka) na płytach CD i DVD. Są to tzw. dokumenty życia społecznego (w skrócie dżs-y), druki ulotne będące źródłem wyłącznie bieżących, czyli bardzo szybko zmieniających się i dezaktualizujących informacji. „Nieaktualne” jednak nie znaczy „nieważne”, czy „niegodne zachowania”... Łatwo zauważyć, że te wszystkie katalogi, zaproszenia, broszury, zdjęcia, ulotki i plakaty – bo tym są dżs-y – stanowią niezwykle cenny materiał socjologiczny do przyszłych badań naukowych. Pośrednio opisując historię lub działalność stowarzyszeń, związków, partii, instytucji użyteczności publicznej, czy obrazując przemiany architektoniczne i społeczne, stanowią bazę informacyjną we wszystkich zakresach. Ich wartość postrzegana w zbyt krótkiej perspektywie czasowej, jest – trzeba przyznać – dość nikła, wzrasta jednak wraz z upływem czasu. Ostatecznie jednak dżs-y stają się bezcenne...
W Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w Olsztynie druki ulotne systematycznie gromadzone są od 1972 r. – początkowo w Dziale Zbiorów Specjalnych, a od 1999 r. w Informacyjno-Bibliograficznym. W 2005 r. zastany stan zbiorów wynosił 41465 różnorakich pod względem formy egzemplarzy. Były w tym broszury, jednodniówki, afisze, plakaty, programy, zaproszenia, prospekty, ulotki, instrukcje, biuletyny, sprawozdania, proporczyki, plakietki, kroniki, luźne wycinki prasowe, kasety wideo i magnetofonowe, spisy telefonów, rozkłady jazdy, raporty roczne firm, prospekty, przewodniki oraz informatory turystyczne. Wielka Rewolucja zaczęła się w 2007 r. Po głębokim przemyśleniach oraz naradach z innymi pracownikami biblioteki jakość formalna zbiorów została ściśle zdefiniowana, tak więc część z nich ubytkowano (co nie znaczy oczywiście, iż zostały po prostu wyrzucone). Ze zbioru dżsów zostały usunięte:
Dawny system klasyfikacji dżs-ów, czyli też ich uporządkowania, oparty na schemacie bibliografii regionalnej, składał się z 17 działów:
Powyższa struktura nie w pełni sprawnie funkcjonowała w zakresie z natury swoistego zbioru dżs-ów. Podczas rewolucji więc wymienione uporządkowanie tematyczne zmieniło kolejność (usunięto również zakresy puste) i obecnie wygląda w następujący sposób:
Zmiana struktury wynikała ze przemian społecznych i kulturalnych Warmii i Mazur XXI w. oraz z przemyślenia wagi wymienionych tematów. Całość zbioru dżs-ów (przypomnijmy – ponad 4 tysiące!) została więc ponownie przejrzana i ułożona według nowego układu. Egzemplarze podwójne zostały usunięte ze wzglądu na możliwości lokalizacyjne zbioru oraz prognozy w zakresie jego rozszerzania się. Pudełka tematyczne oznaczono godłami, aby w razie nieobecności bibliotekarza odpowiedzialnego za zbiór każdy z pracowników biblioteki mógł odnaleźć odpowiednie pudełko. Przykładowo: na 9 pudełkach zawierających materiały dotyczące olsztyńskiego Teatru im. Stefana Jaracza przyklejono znak graficzny tej placówki, na 6 pudełkach Muzeum Warmii i Mazur – zdjęcie olsztyńskiego zamku, czyli siedziby instytucji, na pudełku Mikołaja Kopernika – portret astronoma, itp. Prócz tego oczywiście zostały zachowane podpisy pudełek oraz kod cyfrowy oznaczający dział tematyczny (dane wynikające z przedstawionej wyżej struktury).
Jako że regularny napływ dokumentów gwarantują jedynie bezpośrednie kontakty bibliotekarza z konkretnymi instytucjami, a częstokroć z indywidualnymi mieszkańcami miasta, w 2007 r. zawiązano stałą współpracę z kilkoma placówkami do tej pory nieobejmowanymi taką działalnością, np. z miejscowymi parafiami.
Przez dłuższy czas posługiwanie się dżs-ami ułatwiały tradycyjne katalogi kartkowe: przedmiotowy (nazwy imprez, instytucji, miejscowości, wydarzeń itp.), osobowy, muzykaliów (imprezy zorganizowane w Filharmonii Olsztyńskiej), wystaw artystycznych, teatraliów (spektakli Teatru im. Stefana Jaracza, Olsztyńskiego Teatru Lalek oraz regionalnych scen amatorskich), czasopism oraz kaset wideo. W 2003 r. rozpoczęto komputerowe opracowanie dżs-ów i – uwzględniając specyfikę zbiorów – utworzono w programie MAK bazę danych w formacie USMARC. Najczęściej stosowaną zasadą przy inwentaryzowaniu dżs-ów było tzw. „opracowanie grupowe” – przy czym każdy opis dotyczył jednego wydarzenia (imprezy, spektaklu, wystawy itp.) lub obiektu (instytucji, przedsiębiorstwa, organizacji, stowarzyszenia) wraz z hasłem głównym (korporatywnym). Obecnie baza ta jest systematycznie i na bieżąco uzupełniana, jednak rekordy z poprzednich lat zostały zmodyfikowane i ustandaryzowane, przy czym uwzględnia się normy i uzus baz bibliografii regionalnej WBP. Ponadto stosowane dotąd w opisach słowa kluczowe zastąpiono hasłami przedmiotowymi zgodnymi ze słownikiem Języka Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej. Baza dżs-ów od bieżącego 2011 r. jest dostępna z Internecie na stronie www WBP (przy czym – jakkolwiek codziennie uzupełniana – chwilowo nie przedstawia całokształtu zbioru, pozwalając jednak orientować się o jego rozmiarze i wadze). Na stronie internetowej placówki, w miejscu gdzie czytelnicy mogą informować się o zbiorach czasopism czytelni, znajduje się również osobna baza gromadząca dane na temat kolekcji czasopism wchodzących w skład zbioru dżs-ów (np. jednodniówek, gazetek szkolnych, jednorazowych czasopism okazjonalnych). Zakładka ta jest często wykorzystywana, o czym świadczą czytelnicy zgłaszający się po ten konkretnie zasób naszej biblioteki.
Wielkim – i pewnym sensie rewolucyjnym – staraniem został objęty zbiór plakatów i afiszy. Druki zostały wyjęte z tradycyjnych teczek, gdzie – złożone – niszczyły się, jak również ze specjalnych tub. Te ostatnie – zdawałoby się stworzone do przechowywania druków wielkoformatowych – po prostu nie sprawdziły się w praktyce bibliotekarskiej. Utrudniały sprawne znajdywanie konkretnych plakatów, przy czym nawet samo wyjmowanie niszczyło dokumenty przechowywane w takich opakowaniach. Kupiono więc dwie imponujących rozmiarów „komody” z szufladami, meble przeznaczone specjalnie do przechowywania dokumentów afiszy i plakatów. Materiały układa się są tam w poszczególnych szufladach według klucza tematycznego:
Przed dżs-ami nowoczesna przyszłość, planuje się bowiem – oby jak najszybciej – również digitalizację najcenniejszych egzemplarzy. Byłyby to m.in. zdjęcia (przekazane przez mieszkańców Olsztyna oraz miejscowych artystów – wraz z prawami do korzystania i publikacji), kroniki fotograficzne oraz tradycyjne, i najstarsze materiały dokumentujące początki WBP oraz rozwój bibliotekarstwa na Warmii i Mazurach. Byłaby kolejna informatyczna rewolucja w historii dżs-ów...
Porównując z innymi bibliotekami Polski zbiory druków ulotnych WBP są gromadzone sprawnie, regularnie i przede wszystkim rejestrowane nowocześnie i przystępnie: baza danych dostępna w Internecie to wyraz aktywnego funkcjonowania olsztyńskiego bibliotekarstwa w XXI w. Łączna ilość dżs-ów w pierwszym półroczu 2011 r. wynosiła 52156 sztuk. Rocznie wpływa, a raczej jest gromadzone, gdyż nic nie dzieje się samo – po kilka tysięcy sztuk – 3 lub 4. Perspektywa współczesnego rynku każe się domyślać corocznego wzrostu tych liczb. Można się tym tylko cieszyć, gdyż dokumenty życia społecznego obok książek i czasopism stanowią ważną część zbiorów regionalnych i uzupełniają informacje na temat Olsztyna oraz województwa warmińsko-mazurskiego – co potwierdzają względnie liczne odwiedziny czytelników zainteresowanych wykorzystywaniem tego zbioru do celów naukowych. Rewolucja 2007 r. znacznie to ułatwiła i okazała się punktem zwrotnym dżs-ów olsztyńskiej WBP.
1 Czasopisma ze względu na ułatwienie dostępu do konkretnej kolekcji zostały ustawione w osobnym ciągu.