Marcin Majdecki
BAZA INFORMACJI LOKALNEJ
odsłona druga
Baza Informacji Lokalnej jest pomysłem, który zrodził się w roku 1999 podczas realizacji przez Wojewódzką Bibliotekę Publiczną w Olsztynie i County Library w Halmstad, finansowanego przez Unię Europejską oraz samorządy dwu województw, programu "Biblioteki publiczne jako centra kultury i informacji" - PLACCAI [http://www.placcai.pl].
Celem przedsięwzięcia jest umożliwienie łatwego dostępu do informacji ogólnych oraz bardzo szczegółowych o wszelkich aspektach życia w gminach, miastach i powiatach województwa warmińsko-mazurskiego; informacji istotnych dla społeczności lokalnych, władz i pracowników urzędów wszystkich szczebli oraz innych osób zainteresowanych z kraju i spoza jego granic. Jako nośnika dla przekazywania tych informacji użyto internetu, bowiem nie znamy jak dotąd narzędzia komunikacji na odległość o tak szerokim zasięgu, tak taniego i umożliwiającego tak krótki proces wydawniczy jak internet.
Mamy świadomość, że jest wiele adresów internetowych, dzięki którym można znaleźć informacje o pewnych wycinkach życia poszczególnych miast lub powiatów naszego województwa. Jednak rozproszenie tych adresów oraz zróżnicowanie zawartości wspomnianych serwisów utrudniają, czy też wręcz uniemożliwiają systematyczny i kompleksowy dostęp do informacji na temat życia społeczności lokalnych.
Dodatkowym atutem prezentowanej idei Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Olsztynie jest chęć skupienia w jednym miejscu oraz poprawnego usystematyzowania całości informacji na temat życia społeczności lokalnych w taki sposób, aby zainteresowani mogli szybko i w prosty sposób uzyskać nowe, aktualne informacje oraz materiały retrospektywne, porównać własne działania w interesujących dziedzinach z rozwiązaniami w społecznościach sąsiednich.
Przedstawiony w Bibliotekarzu Warmińsko - Mazurskim nr 3/4 1999 i później wciąż udoskonalany "Model bazy informacji lokalnej" jest efektem pracy bibliotekarzy, a więc osób najbardziej kompetentnych w kwestii systematyzowania i opracowywania informacji. Wypracowany w ten sposób aktualny model zawartości bazy informacji lokalnej jest w pełni kompatybilny z wymaganiami Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112 poz. 1198 z dnia 8.10.2001 r.) co powinno stanowić dodatkowy bodziec dla samorządów lokalnych do skorzystania z oferty uczestnictwa w tym przedsięwzięciu.
Problemy z przeszłości
Pod koniec roku 1999 w propozycjach nawiązania współpracy wysłanych do urzędów wszystkich miast, gmin i starostw powiatowych województwa warmińsko - mazurskiego Wojewódzka Biblioteka Publiczna w Olsztynie proponowała nieodpłatne udostępnienie miejsca na serwerze internetowym www.wojewodztwo-wm.pl. Miejsce to miało być przeznaczone na utrzymanie serwisu internetowego miasta, gminy lub powiatu oraz ich poczty elektronicznej. Stworzenie i aktualizację serwisu internetowego pozostawiono w gestii miasta, gminy lub powiatu, a pomocą w tym procesie miał być dostarczony zainteresowanym jednostkom administracyjnym model zawartości bazy informacji lokalnej odpowiedniego szczebla. Jedynym warunkiem, jakiemu musiał podporządkować się urząd było zakupienie do swojej, tzn. powiatowej, miejskiej lub gminnej biblioteki publicznej komputera wraz z modemem w ciągu roku od uruchomienia serwisu internetowego i zagwarantowanie mieszkańcom społeczności lokalnej możliwości korzystania z tego sprzętu. Trzeba tu wyraźnie podkreślić, że sprzęt, o który mowa, miał trafić do bibliotek w celu umożliwienia przeglądania serwisu bazy informacji lokalnej mieszkańcom tych społeczności.
Niestety po rozesłaniu propozycji współpracy przy tworzeniu baz informacji lokalnej większego zainteresowania ze strony urzędów nie dało się zauważyć. Wtedy dyrekcja WBP w Olsztynie postanowiła rozpocząć aktywną agitację polegającą na spotkaniach i bezpośrednich rozmowach z urzędnikami. Okazało się wtedy, że najczęściej wymienianymi w rozmowach przeszkodami stojącymi na drodze uczestnictwa w przedsięwzięciu jest brak funduszy na wymagany programem komputer dla lokalnej biblioteki publicznej oraz brak wykwalifikowanych pracowników, którzy byliby w stanie przygotować, opublikować i aktualizować serwis internetowy urzędu. Dzięki złagodzeniu wymagań dotyczących zakupu komputera do własnej, lokalnej biblioteki publicznej oraz czynnej pomocy pracowników WBP w Olsztynie przy tworzeniu serwisów z opisanej propozycji, w ciągu roku, skorzystało sześć urzędów - jeden samodzielnie (Urząd Gminy w Ostródzie) i pięć na skutek związania ich z Wojewódzką Biblioteką Publiczną w Olsztynie oraz Starostwem Powiatowym w Olsztynie innym programem o nazwie Wirtualna Powiatowa Biblioteka Publiczna (urzędy z Olsztynka, Biskupca, Dobrego Miasta, Jezioran i Barczewa) [ http://www.wojewodztwo-wm.pl].
Według założeń programu autorami treści poszczególnych serwisów lokalnych są urzędy gmin, miast i powiatów. Częstotliwość aktualizacji informacji w bazie, a w konsekwencji aktualność serwisów zależy wyłącznie od ich autorów. Niestety bierna postawa urzędów oraz brak możliwości pomocy technicznej ze strony WBP w Olsztynie w kwestii aktualizacji powstałych serwisów doprowadziła do dezaktualizacji wspomnianych powyżej baz informacji lokalnej.
Latem roku 2000 stało się jasne, że bez znaczącego ułatwienia procesu aktualizacji baz opisywana wyżej idea nie ma szans powodzenia.
Oddział Komputerowego Wspomagania Procesów Bibliotecznych WBP w Olsztynie opracował specyfikację specjalistycznego oprogramowania, które dzięki zastosowaniu najnowszych technologii tworzenia dynamicznych stron internetowych z zawartości baz danych w połączeniu z dedykowanym, intuicyjnym oprogramowaniem opartym o system formularzy internetowych umożliwi osobom niewykwalifikowanym w zakresie publikacji internetowych w łatwy i szybki sposób tworzyć atrakcyjne serwisy internetowe baz informacji lokalnej. Równolegle napisano wniosek o dofinansowanie projektu przez Open Society Institute w Budapeszcie. Złożenie wniosku było uzależnione przesłaniem listów intencyjnych urzędów zainteresowanych uczestnictwem. W ciągu bardzo krótkiego czasu jaki pozostał do terminu składania wniosków (około jeden tydzień) udało nam się uzyskać formalne potwierdzenie woli uczestnictwa w projekcie od kilkunastu urzędów naszego województwa. Wielokrotne rewizje projektu związane z negocjacją warunków uczestnictwa i ilości uczestników projektu pilotażowego doprowadziły do znacznego okrojenia planowanego przedsięwzięcia. Ostatecznie we wrześniu 2001 Wojewódzka Biblioteka Publiczna w Olsztynie podpisała umowę o realizację programu pilotażowego BIL - Baza Informacji Lokalnej z Open Society Institute w Budapeszcie. W wyniku wielokrotnie renegocjowanych warunków udało się uzyskać niezbędne środki na zakup dedykowanego serwera do obsługi serwisu www.bil-wm.pl, budowę specjalistycznego oprogramowania, zakup i ubezpieczenie pięciu zestawów komputerowych do bibliotek spośród 17 urzędów, które będą uczestniczyły w programie pilotażowym oraz wyjazdy pracowników WBP w celu instalacji sprzętu i oprogramowania oraz pomocy technicznej i organizacyjnej uczestnikom programu.
Stan obecny
Spośród urzędów, które podpisały listy intencyjne wybrano pięć, którym przekazano do bibliotek zestawy komputerowe: Urząd Miasta i Gminy w Węgorzewie, Urząd Miasta i Gminy w Ełku, Urząd Miasta w Giżycku, Urząd Miasta w Nidzicy i Urząd Gminy w Braniewie. W pilotażowej części programu BIL zaakceptowanego przez OSI w Budapeszcie bierze ponadto udział 12 urzędów (miejskie i gminne) powiatu ziemskiego olsztyńskiego (Barczewo, Biskupiec, Dobre Miasto, Dywity, Gietrzwałd, Jeziorany, Jonkowo, Kolno, Olsztynek, Purda, Stawiguda i Świątki) oraz Starostwo Powiatowe w Olsztynie.
Zakupiono i skonfigurowano bardzo wydajny serwer internetowy mający służyć obsłudze projektu BIL. Zarejestrowano domenę projektu: bil-wm.pl To właśnie w tej domenie można przeglądać zawartości baz pod adresem
Zbudowano oprogramowanie do tworzenia serwisów baz informacji lokalnej. Pierwsze komentarze uczestników projektu używających programu do tworzenia swoich baz informacji lokalnej są pochlebne. Wydaje się, że założenie budowy oprogramowania prostego i intuicyjnego, dającego spore możliwości edytorskie zostało spełnione.
Oprogramowanie stworzone do obsługi bazy informacji lokalnej oparte jest o bazę danych MySQL z interaktywnym systemem formularzy służących do edycji zawartości baz zbudowanym w PHP4. Zastosowanie struktury bazodanowej daje możliwość dynamicznej budowy serwisu, tzn. strona internetowa, którą widzi końcowy użytkownik jest tworzona z zawartości bazy danych dopiero po wpisaniu do przeglądarki żądanego adresu internetowego konkretnej bazy informacji lokalnej. System daje możliwość ustawiania osobom edytującym zawartość poszczególnych baz terminów, do kiedy dane informacje są aktualne. Jeśli więc użytkownik wpisze adres konkretnej bazy informacji lokalnej w przeglądarce internetowej chcąc obejrzeć jej zawartość nie zobaczy w ogóle informacji przeterminowanych. Ponadto system daje całkiem spore możliwości edycyjne danych wprowadzanych do bazy. Fragmenty tekstu mogą być w prosty sposób pogrubione, pochylone lub podkreślone; można nadawać żądany kolor samej czcionce jak i dla tła czcionki. Można używać indeksu górnego (np. m2) jak i dolnego (np. a1). Jest możliwa zmiana czcionki i jej wielkości; tekst można również w dowolny sposób wyrównywać (do lewej, do prawej, do obu krawędzi i centrować). Możliwe jest tworzenie list punktowanych i numerowanych, wstawianie obrazków i plików załączników (np. tekstów uchwał przygotowanych w formacie MSWord lub innym) oraz hiperłącz zarówno do innych stron internetowych i do adresów poczty elektronicznej. Do systemu dołączono również bardzo bogate możliwości edytowania tabel włącznie z edycją kolorów wierszy, kolumn jak i pojedynczych komórek oraz ich krawędzi. Oprogramowanie wyposażono ponadto w edytor wyglądu graficznego strony, za pomocą którego można dowolnie zmieniać kolor tła tekstu podstawowego strony, tła menu, nagłówka i stopki; wstawiać pliki tekstur oraz modyfikować wygląd hiperłącz z menu. Dla bardziej zaawansowanych użytkowników baz dodano również możliwość definiowania stylów tekstu wraz z wszelkimi atrybutami, w celu ich późniejszego zastosowania w edycji fragmentów danych na stronach internetowych bazy informacji lokalnej. Dużym atutem zbudowanego oprogramowania jest wykorzystanie systemu formularzy do edycji zawartości baz. Użytkownik nie musi znać żadnych kwerend bazodanowych, aby żądane informacje do bazy dodawać lub potem je modyfikować.
Do końca marca 2002 r. pracownicy WBP w Olsztynie przeszkolili już ponad 50 osób z całego województwa w zakresie obsługi stworzonego oprogramowania. Oprócz wspomnianych powyżej uczestników pilotażowej części programu współfinansowanej przez OSI Budapeszt powstały bazy informacji lokalnej innych jednostek administracyjnych naszego województwa, są nimi bazy: Starostwa Powiatowego w Węgorzewie; Urzędów Miast w Iławie, Mikołajkach, Elblągu, Lidzbarku Warmińskim, Rucianem-Nidzie; Urzędów Gmin w Pieckach, Dubeninkach, Górowie Iławeckim, Janowie, Wilczętach oraz Sołectwa w Lasecznie.
Problemy aktualne
Pomimo, że stopień zainteresowania programem jest zadowalający, nie można powiedzieć że nie pojawiają się również problemy w jego realizacji.
Największym z nich jest podejście niektórych urzędów, które pomimo wcześniejszych deklaracji czynnego udziału w przedsięwzięciu ograniczyły się do przeniesienia tego zobowiązania na biblioteki lub ośrodki kultury. Jednostki te najczęściej borykają się ze znacznymi problemami kadrowymi, a zwiększenie zakresu obowiązków (wyłącznie nieformalne) bardzo okrojonego w liczbie personelu powoduje jeszcze większe problemy wypełnienia podstawowego zakresu działalności tych instytucji. Kolejnym, bardzo ściśle powiązanym z poprzednim problemem jest ograniczony dostęp do niezbędnych informacji. Wiele informacji potrzebnych do wypełnienia bazy znajduje się w urzędach -urzędnicy najczęściej posiadają do nich swobodny dostęp - jednak gdy po te same informacje zgłosi się do urzędu bibliotekarz lub pracownik domu kultury, w wielu przypadkach potrzeba kilku decyzji lub akceptacji zwierzchników, co często znacznie wydłuża lub w ogóle uniemożliwia dostęp do niezbędnych informacji.
Podsumowując należy wyrazić słowa podziękowania i uznania tym urzędom, które same próbują przynajmniej współtworzyć swoje bazy informacji lokalnej, którym zależy na rzetelnym informowaniu swoich społeczności lokalnych o tym co dzieje się w ich najbliższym otoczeniu. Sukces tego przedsięwzięcia zależy najbardziej od nich samych, od ich polityki informacyjnej, od tego czy zechcą wziąć udział w budowie i uczestniczeniu w bazie, bo tylko ich powszechny udział w tym przedsięwzięciu może stanowić o jego powodzeniu.
